Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux
En binôme avec une autre assistante de direction, l'agent gérera le secrétariat du directeur général des services
Missions permanentes :
Organisation des agendas de la direction générale :
Organiser, planifier les rendez-vous et réunions en fonction des priorités du directeur et en assurer le suivi
Planifier les ressources, Préparer les dossiers pour les réunions et rendez-vous
Organiser les déplacements
Assurer la gestion des ordres de mission
Traitement et diffusion de l'information – secrétariat :
Enregistrer, analyser, traiter et diffuser le courrier
Rappeler les informations importantes
Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, documents, matériel, visioconférence.)
Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'administration des projets de la collectivité
Réaliser du reporting, assurer l'interface avec l'ensemble des services
Concevoir et alimenter des outils de suivi, tableaux de bord
Rédiger et mettre en forme tout document administratif selon les règles propres à chaque type d’écrit (note, lettre, courriel...)
Transmettre toute information et documents en respectant les règles, processus et délais
Prendre des notes et réaliser des comptes rendus
Assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers
Assurer la gestion des fournitures
Accueil physique et téléphonique :
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels
Renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur concerné
Adapter son discours selon l’interlocuteur
Autres missions possibles à terme :
Pour les directions en lien direct avec le directeur général des services, l’assistant(e) de direction est également :
Correspondant RH : enregistrement et transmission des arrêts maladie, autorisations d’absences et des documents RH
Correspondant comptable : réalisation, enregistrement et suivi des bons de commandes
Profil de personnalité souhaité :
Diplôme en secrétariat de direction ou équivalent -expérience requise
SAVOIR-ETRE:
Discrétion professionnelle, confidentialité
Autonomie, méthode/rigueur
Capacité à faire preuve de responsabilité, aisance relationnelle
Capacité à respecter les procédures internes et externes et les délais
Capacité de travail en équipe, communiquer,
Travail dans le cadre de la continuité de service et en étroite collaboration avec le second assistant de direction
SAVOIRS:
Organigramme et fonctionnement de la collectivité
Maîtrise des techniques et outils de planification
Maîtrise des techniques d'accueil et de secrétariat
Maîtrise des techniques d’archivage et classement
SAVOIR-FAIRE:
Maîtrise du pack office (word , excel, powerpoint, outlook)
Fonctionnement internet intranet
Préparer des dossiers pour les instances
Collecter, traiter et diffuser l'information
Expression orale et écrite parfaite
Les avantages
- Chèques déjeuner d’un montant de 9€ (participation employeur de 60%)
- C.E.T monétisable,
- Forfait mobilité durable
- La mairie de Villeneuve d’Ascq privilégie l’utilisation des transports en commun et rembourse les frais de transport à hauteur de 75%
- Amicale du personnel et Cnas : chèques vacances, offre complète de services : culture, vacances, billetterie, forfait sport, logement, social, prestation de rentrée/prestation enfant porteur de handicap, nombreuses réductions, prêt à taux attractif (1%), aides, prestation (naissance, décès, adoption, mariage, médaille,..)
- Participation de l'employeur à la mutuelle santé si labellisée
- Proposition d’adhérer au contrat de groupe pour la prévoyance
Sa situation géographique
Idéalement placée, la mairie est accessible en transports en commun ( station de métro à 1mn, gare de Villeneuve d’Ascq à proximité, gares Lille Flandres et Lille Europe à 13 minutes de métro, nombreuses lignes de bus , en voiture (proche des sorties d'autoroutes), possibilité de garage à vélos sécurisé pour les agents se déplaçant en vélo, parking gratuit à proximité. Villeneuve d’Ascq développe en direction des personnes en situation de handicap une politique ambitieuse d’accueil et d’accès à ses emplois.
Jours travaillés et horaires spécifiques :
Contraintes : Travail du lundi au vendredi avec parfois horaires en début de soirée (selon les réunions ou les besoins)
