Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux
Au sein de la direction Ressources et Patrimoine de Villeneuve-d'Ascq, l'équipe des sept agents du service Archives-Documentation contribue à la politique d'information de la collectivité et des publics externes. Le pôle Archives collecte, classe, conserve et communique les documents sur tous supports produits par les services municipaux et reçus de personnes ou d'organismes privés. Répartis sur trois sites, les 2,5 km linéaires de documents des Archives municipales sont constitués des fonds des anciennes communes d'Annappes, Ascq et Flers-lez-Lille, de la commune de Villeneuve-d'Ascq, de fonds privés et du fonds de l'Établissement public d'aménagement de la ville nouvelle de Lille-Est (EPALE). Le pôle Documentation diffuse un panorama de presse quotidien, gère les abonnements et ouvrages de la collectivité et assure une veille documentaire pour les services municipaux.
Vous avez le sens de l’organisation, aimez travailler en équipe et souhaitez contribuer à la valorisation du patrimoine documentaire? Notre collectivité recherche un·(e) assistant (e) de gestion administrative et documentaire pour renforcer son Service Archives- Documentation. Un poste varié, stimulant, où chaque journée apporte son lot de défis et d’enrichissement professionnel.
Au sein d'une équipe engagée, vous serez l'un des pivots du service en assurant:
Gestion administrative et financière
Suivi des dépenses et recettes du service
Rédaction des bons de commande et des actes d’engagement
Vérification des factures
Gestion des besoins en fournitures et des stocks
Suivi des relations avec les fournisseurs
Correspondance et interface RH pour le service
Collecte et classement des archives
Accompagnement des services dans le traitement de leurs flux d’information
Classement, description et numérisation des archives
Saisie des instruments de recherche dans le logiciel métier
Conditionnement, cotation et rangement des documents
Gestion de la documentation historique
Communication et valorisation des archives
Accueil et orientation des chercheurs dans les fonds
Gestion de la salle de lecture
Réalisation de recherches pour les publics internes et externes
Suivi des prêts et communication des documents aux utilisateurs
Participation aux actions de médiation : expositions, publications, événements
Gestion documentaire
Participation à la revue de presse quotidienne et au bulletin documentaire
Recherche documentaire ciblée
Réception, enregistrement et diffusion des périodiques et ouvrages commandés
Contribution aux travaux de classement
Votre profil idéal
Vos connaissances (Savoir)
Vous connaissez (ou êtes prêt() à apprendre) les règles de fonctionnement d’une institution publique
Vous possédez des notions en comptabilité et facturation, utiles pour le suivi financier
Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et numériques
Vous avez une bonne maîtrise de la langue française, de son vocabulaire et de ses règles d’écriture
Vos compétences (Savoir-faire)
Vous savez classer, organiser et planifier les documents et les activités
Vous lisez et comprenez aisément tout type de document administratif ou historique
Vous appliquez avec soin les règles de protection et de manipulation des documents sensibles
Vous avez de solides qualités rédactionnelles et êtes capable de rédiger clairement et efficacement
Vos qualités humaines (Savoir-être)
Vous exécutez les missions confiées avec responsabilité et autonomie
Vous faites preuve de discrétion, méthode et rigueur au quotidien
Vous avez le sens de l’observation et un esprit d’analyse développé
Vous communiquez avec aisance, à l’oral comme à l’écrit, et vous savez travailler en équipe
Vous respectez les procédures tout en restant force de proposition
Exigences particulières : du mardi au samedi matin - présence aux heures d'ouverture au public (du mardi au vendredi de 13h30 à 17h00 - le samedi de 8h30 à 12h00)
poste ouvert sur les cadre d'emploi des redacteurs ou des assistants de conservation - Catégorie B
Poste ouvert aux contractuels
Soucieux de la qualité de vie et du bien-être au travail, la Mairie de Villeneuve d’Ascq facilite l’équilibre des vies professionnelle et personnelle en offrant :
- La possibilité de travailler sur 4 jours, 4 jours et demi ou 5 jours
- 4 temps de travail possibles : 35h, 36h13 (générant 6 RTT/an), 37h13 (générant 12 RTT/an), 38h13 (générant 18 RTT/an
- Un service de médecine du travail, les services d’une assistante sociale, d’une psychologue et d’une coach
Les avantages
- Chèques déjeuner d’un montant de 7.60€ (participation employeur de 60%)
- C.E.T monétisable,
- Forfait mobilité durable
- La mairie de Villeneuve d’Ascq privilégie l’utilisation des transports en commun et rembourse les frais de transport à hauteur de 75%
- Amicale du personnel et Cnas : chèques vacances, offre complète de services : culture, vacances, billetterie, forfait sport, logement, social, prestation de rentrée/prestation enfant porteur de handicap, nombreuses réductions, prêt à taux attractif (1%), aides, prestation (naissance, décès, adoption, mariage, médaille,..)
- Participation de l'employeur à la mutuelle santé si labellisée
- Proposition d’adhérer au contrat de groupe pour la prévoyance
Sa situation géographique
Idéalement placée, la mairie est accessible en transports en commun ( station de métro à 1mn, gare de Villeneuve d’Ascq à proximité, gares Lille Flandres et Lille Europe à 13 minutes de métro, nombreuses lignes de bus , en voiture (proche des sorties d'autoroutes), possibilité de garage à vélos sécurisé pour les agents se déplaçant en vélo, parking gratuit à proximité. Villeneuve d’Ascq développe en direction des personnes en situation de handicap une politique ambitieuse d’accueil et d’accès à ses emplois.
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