Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux
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Assurer le secrétariat partagé des directeurs généraux et du directeur général du service ainsi que l' accueil physique et téléphonique :
Organisation des agendas de la direction générale : Organiser les rendez vous et en assurer le suivi
Planifier les ressources
Préparer les dossiers pour les réunions et rendez-vous
Organiser les déplacements
Assurer la gestion des ordres de mission Traitement et diffusion de l'information -
secrétariat : Enregistrer, analyser, traiter et diffuser le courrier
Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'administration des projets de la collectivité
Réaliser du reporting, assurer l'interface avec l'ensemble des services
Concevoir et alimenter des outils de suivi ,
Mettre en forme et saisir tout document administratif
Assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers
Assurer la gestion des fournitures
Accueil physique et téléphonique : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels Renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur concerné
SAVOIR-ETRE :
Discrétion professionnelle, diplomatie, confidentialité
Autonomie, méthode/rigueur
Capacité à faire preuve de responsabilité,
Aisance relationnelle
Capacité à respecter les procédures internes et externes et les délais
Capacité de travail en équipe,
Communiquer, s'exprimer verbalement et/ou par écrit sans difficulté
SAVOIRS : Organigramme et fonctionnement de la collectivité
Contexte et enjeux de la collectivité Techniques et outils de planification
Techniques d'accueil et de secrétariat
SAVOIR-FAIRE : Utiliser les progiciels et outils bureautiques
Alimenter des tableaux de bord
Préparer des dossiers pour les instances
Collecter, traiter et diffuser l'information
Expérience avérée dans le domaine du secrétariat et sur ce type de poste
Idéalement placée, la mairie est accessible en transports en commun ( station de métro à 1mn, gare de Villeneuve d’Ascq à proximité, gares Lille Flandres et Lille Europe à 13 minutes de métro, nombreuses lignes de bus , en voiture (proche des sorties d'autoroutes), possibilité de garage à vélos sécurisé pour les agents se déplaçant en vélo, parking gratuit à proximité. Villeneuve d’Ascq développe en direction des personnes en situation de handicap une politique ambitieuse d’accueil et d’accès à ses emplois.
Jours travaillés et horaires spécifiques : ce poste nécessite régulièrement une présence jusque 18h parfois plus si urgence, la personne retenue pourra travailler sur 4,5 ou 5 jours/semaine tout en ayant l'obligation d'être présente le samedi matin et le lundi après -midi
