CHEF DU SERVICE ETAT CIVIL ( F/H)

Type de contrat Emploi permanent
Filière Administrative
Cadre d'emploi Attachés territoriaux
Catégorie A
Date prévisionnelle d'embauche 27/07/2025
Nombre de poste ouvert 1
Direction DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES > DGA VIE CITOYENNE ET ATTRACTIVITÉ > RELATION AU CITOYEN

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..

Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...). 
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux

Description du service

Placé(e) sous l’autorité du directeur du service Relation au citoyen, vous encadrez une équipe de 10 agents. Vos missions seront les suivantes : T ACTIVITÉS

Missions et activités

MISSION:

Pilotage du service

Activités :

Mettre en œuvre les orientations définies par les élus

Accompagner les changements induits par une nouvelle organisation

Harmoniser les méthodes de travail entre services et les équipements

Communiquer sur les enjeux et les finalités du service

Représenter la collectivité auprès des partenaires institutionnels

Analyser les besoins d'évolution en compétences, élaborer des notes, délibérations, statistiques

MISSION :

Encadrement des équipes

Activités :

Piloter, suivre et contrôler les activités des agents

Evaluer les agents

Prévenir les situations difficiles et conflictuelles

Impliquer les agents, donner du sens aux missions confiées, mettre en œuvre des délégations de responsabilité

Participer au plan de formation

Informer et contrôler l'application des consignes d'hygiène, de santé et de sécurité

MISSION :

Élaboration et suivi du budget

Activités :

Planifier les besoins et élaborer un budget prévisionnel

Suivre et contrôler l'exécution du budget

Négocier le budget auprès des élus

Mobiliser des financements institutionnels

Dégager des pistes d'économie

Pilotage des missions administratives d'Etat civil, Elections, et Recensement

Activités :

Veiller à la légalité des actes d'état civil délivrés par la collectivité

Organiser les différentes cérémonies

Organiser les opérations électorales et piloter avec l'élu déléguée la commission administrative

Organiser les recensements militaires et de la population (coordonnateur communal auprès de l'INSEE)

Optimiser la qualité de l'accueil et du service rendu par le service aux usagers

MISSION :

Pilotage des missions de la Régie centrale Pouce et Puce

Activités :

Veiller au respect des procédures dans la mise en œuvre des opérations de la Régie centrale

Contrôler l'exécution des réponses rapides aux réclamations, régularisations, dégrèvements, …

Faire le lien avec le trésorier

Optimiser la qualité de l'accueil et du service rendu par le service aux usagers

Assurer les missions de régisseuse

Profil recherché

cadre d'emploi des attachés territoriaux

Idéalement titulaire d'un Master, Le candidat devra maîtriser la législation en droit civil et avoir une connaissance fine des procédures réglementaires de l'état civil et de l'organisation des élections.

Une expérience du management d'équipe comme de projet est également indispensable.

SAVOIR

Techniques de management et de conduite de projet

Connaissance des procédures réglementaires

Méthodes d'accompagnement du changement

Organisation et fonctionnement de la collectivité

Maîtrise de la législation en droit civil, connaissances des principes budgétaires

SAVOIR-FAIRE

Conduire et animer des réunions

Utiliser des progiciels et outils bureautiques

Piloter et animer les équipes

Rédiger, synthétiser, élaborer des outils de suivi

SAVOIR-ÊTRE

Maîtrise de soi, diplomatie

Disponibilité, capacité à respecter les procédures internes et externes

Capacité à communiquer, à s'exprimer verbalement et par écrit

Capacité à négocier, méthode, rigueur

Discrétion, être en capacité de respecter les délais prescrits

Nos atouts - Nos avantages

Soucieux de la qualité de vie et du bien-être au travail, la Mairie de Villeneuve d’Ascq facilite l’équilibre des vies professionnelle et personnelle en offrant :

- possibilité de travailler sur 5 jours, 4.5 jours .

- 4 temps de travail possibles : 35h, 36h13 (générant 6 RTT/an), 37h13 (générant 12 RTT/an), 38h13 (générant 18 RTT/an),

- L’accès au télétravail jusqu’à 1.5 jours par semaine, après 6 mois de présence

- Un service de médecine du travail, les services d’une assistante sociale, d’une psychologue et d’une coach

Les avantages

- Chèques déjeuner d’un montant de 7.60€ (participation employeur de 60%)

- C.E.T monétisable,

- Forfait mobilité durable

- La mairie de Villeneuve d’Ascq privilégie l’utilisation des transports en commun et rembourse les frais de transport à hauteur de 75%

- Amicale du personnel et Cnas : chèques vacances, offre complète de services : culture, vacances, billetterie, forfait sport, logement, social, prestation de rentrée/prestation enfant porteur de handicap, nombreuses réductions, prêt à taux attractif (1%), aides, prestation (naissance, décès, adoption, mariage, médaille,..)

- Participation de l'employeur à la mutuelle santé si labellisée

- Proposition d’adhérer au contrat de groupe pour la prévoyance

Sa situation géographique

Idéalement placée, la mairie est accessible en transports en commun ( station de métro à 1mn, gare de Villeneuve d’Ascq à proximité, gares Lille Flandres et Lille Europe à 13 minutes de métro, nombreuses lignes de bus , en voiture (proche des sorties d'autoroutes), possibilité de garage à vélos sécurisé pour les agents se déplaçant en vélo, parking gratuit à proximité. Villeneuve d’Ascq développe en direction des personnes en situation de handicap une politique ambitieuse d’accueil et d’accès à ses emplois.

Conditions de travail

Jours travaillés et horaires spécifiques : Non, 

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