ASSISTANT ADMINISTRATIF EN HYGIÈNE & SÉCURITÉ H/F

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..

Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux

Description du service

Le service Santé Hygiène & Sécurité est composé de quatre pôles (social, handicap & actions de prévention, santé et prévention-sécurité) comprenant 11 agents et intervenant pour les agents de la ville et du CCAS de Villeneuve d'Ascq.

Son rôle est d'accompagner et de conseiller les agents, leur hiérarchie et l'autorité territoriale sur toute question.

Missions et activités

L'assistant administratif aura en charge les missions et activités suivantes :

Réalisation des activités spécifiques en matière d'hygiène et sécurité

Définir et suivre les titres d'habilitation et autorisations de conduite, informer les responsables de service
Participer à l'organisation de la F3SCT
Planifier l'organisation des interventions des ressources internes et externes (ACFI, APAVE, F3SCT…)
Assurer le suivi des produits de premiers soins et mettre à jour les tableaux d'affichage hygiène et sécurité
Contribuer à l'accueil sécurité des agents
Participer aux visites de contrôle périodique du matériel avec le prestataire et en assurer le suivi

Assistance administrative du référent Emploi et Handicap

Alimenter le tableau de suivi des prescriptions médicales
Saisir et mettre à jour des informations
Assister le référent emploi et handicap pour effectuer les aménagements de poste

Gestion administrative et financière liée aux missions et activités du service

Effectuer les activités liées au suivi financier des dépenses
Rédiger tout document administratif
Alimenter les tableaux de bord et de suivi
Préparer les commissions d'imputabilité en lien avec les gestionnaires AT-MP

Secrétariat partagé et accueil roulant du service

Accueillir et informer les agents sur les dossiers du service
Accueillir les agents et enregistrer les accidents dans le cadre de la conduite à tenir en cas d'agression
Enregistrer et assurer le suivi des déclarations des accidents du travail (AT) et maladies professionnelles (MP)
Trier, classer et archiver les dossiers et documents

Renfort ponctuel du service dans le cadre de la continuité du service public

Programmer des visites médicales dans le cadre des habilitations électriques & autorisations de conduite
Assurer les relations avec les partenaires internes et externes
Transmettre les justificatifs aux organismes concernés (professionnels de santé et service juridique)
Assurer le suivi des dossiers AT MP

Profil recherché

Agent ayant une grande capacité d'organisation, réussissant à hiérarchiser ses actions tout en s'intégrant dans un collectif de travail. Ce poste demande une grande capacité d'adaptation, des qualités et compétences en matière d'accueil de public tout en garantissant une certaine confidentialité. Poste polyvalent nécessitant de nombreuses saisies et suivi de tableaux de bord et plannings

Maîtrise du pack office

Formation et expérience sur un poste de gestion administrative exigée

Nos atouts - Nos avantages

Soucieux de la qualité de vie et du bien-être au travail, la Mairie de Villeneuve d’Ascq facilite l’équilibre des vies professionnelle et personnelle en offrant :

- 4 temps de travail possibles : 35h, 36h13 (générant 6 RTT/an), 37h13 (générant 12 RTT/an), 38h13 (générant 18 RTT/an),

- L’accès au télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, après 6 mois de présence (à voir avec le service et préciser le nombre de jours si le service a une règle)

- Un service de médecine du travail, les services d’une assistante sociale, d’une psychologue et d’une coach

Les avantages

- Chèques déjeuner d’un montant de 7.60€ (participation employeur de 60%)

- C.E.T monétisable,

- Forfait mobilité durable

- La mairie de Villeneuve d’Ascq privilégie l’utilisation des transports en commun et rembourse les frais de transport à hauteur de 75%

- Amicale du personnel et Cnas : chèques vacances, offre complète de services : culture, vacances, billetterie, forfait sport, logement, social, prestation de rentrée/prestation enfant porteur de handicap, nombreuses réductions, prêt à taux attractif (1%), aides, prestation (naissance, décès, adoption, mariage, médaille,..)

- Participation de l'employeur à la mutuelle santé si labellisée

- Proposition d’adhérer au contrat de groupe pour la prévoyance

Sa situation géographique

Idéalement placée, la mairie est accessible en transports en commun ( station de métro à 1mn, gare de Villeneuve d’Ascq à proximité, gares Lille Flandres et Lille Europe à 13 minutes de métro, nombreuses lignes de bus , en voiture (proche des sorties d'autoroutes), possibilité de garage à vélos sécurisé pour les agents se déplaçant en vélo, parking gratuit à proximité. Villeneuve d’Ascq développe en direction des personnes en situation de handicap une politique ambitieuse d’accueil et d’accès à ses emplois.

Conditions de travail

Jours travaillés et horaires spécifiques : service ouvert du lundi au samedi midi en corrélation avec les horaires d'ouverture de la mairie.
Poste de travail à temps complet (35h - 36h13 - 37h) à répartir sur la semaine (4,5 ou 5 jours).